Gestion documentaire par client, historique complet des interactions, notes chronologiques et recherche plein texte.
Le module Documents & Historique offre une GED (Gestion Électronique de Documents) intégrée à chaque fiche client. Attachez et classez tous les documents importants : contrats commerciaux, conditions générales signées, bons de commande papier scannés, courriers échangés, procès-verbaux de réunion, cahiers des charges, certifications client.
L’historique chronologique enregistre automatiquement toutes les interactions : appels téléphoniques, emails envoyés, rendez-vous effectués, devis générés, commandes passées, factures émises, règlements reçus. Vous pouvez aussi ajouter manuellement des notes et commentaires. Cette mémoire collective est essentielle pour assurer la continuité de la relation client, même en cas de changement de commercial ou d’interlocuteur.
Chaque client dispose de son propre espace documentaire. Organisez les documents par catégories : contrats, courriers, techniques, juridiques.
Uploadez et attachez tous types de fichiers : PDF, Word, Excel, images, vidéos. Taille illimitée. Versionning automatique.
Créez vos propres catégories de documents. Classement structuré : Contrats, CGV, Courriers, PV Réunion, Plans, Certifications, Assurances.
Toutes les interactions sont tracées automatiquement : devis, commandes, factures, emails, appels. Chronologie complète et horodatée.
Ajoutez des notes libres pour chaque client. Notes internes, comptes-rendus d'échanges, consignes particulières. Historique daté et auteur.
Recherchez dans le contenu des documents et des notes. Recherche plein texte rapide. Retrouvez une information même si vous ne connaissez pas le nom du fichier.
Gérez les droits d'accès aux documents. Documents confidentiels visibles uniquement par certains utilisateurs. Sécurité et confidentialité.
Conservez toutes les versions d'un document. Historique des modifications. Possibilité de restaurer une version antérieure.
Envoyez un document directement par email depuis la GED. L'email est automatiquement enregistré dans l'historique du client.
Définissez vos catégories de documents selon votre activité. Créez une arborescence logique : Administratif, Commercial, Technique, Juridique.
Uploadez les documents importants pour chaque client. Nommez clairement vos fichiers. Sélectionnez la catégorie appropriée.
Après chaque interaction importante (appel, rendez-vous, négociation), ajoutez une note dans l'historique. Soyez concis et précis.
Consultez l'historique avant de contacter un client. Utilisez la recherche plein texte pour retrouver rapidement un document ou une information.
Retrouvez instantanément un document ou une information. Plus besoin de chercher dans les emails ou les dossiers papier.
Changement de commercial ? L'historique assure la continuité. Le nouveau collaborateur a accès à toute la mémoire de la relation.
Conservation sécurisée des contrats et documents légaux. Traçabilité complète en cas de litige ou de contrôle.
Réduction du papier. Plus besoin d'archivage physique. Espace bureau libéré. Accès à distance depuis n'importe ou.