GED (Gestion Électronique de Documents)
Centralisez, organisez et partagez tous vos documents avec une arborescence complète, commentaires, liens aux entités et recherche avancée.
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Retour au module AdministrationToute votre documentation au même endroit
La GED (Gestion Électronique de Documents) Untod vous permet de centraliser l’ensemble de vos fichiers dans une arborescence de dossiers personnalisable. Créez une structure logique adaptée à votre organisation et stockez tous types de documents : contrats, factures, photos, plans, certificats, modes d’emploi, etc.
Chaque document peut être lié à une entité de l’ERP (client, fournisseur, commande, article, projet) pour un accès contextuel rapide. Ajoutez des commentaires pour documenter l’historique, partagez des dossiers avec vos collaborateurs et utilisez la recherche avancée pour retrouver n’importe quel fichier en quelques secondes. Le système gère également le versionning pour conserver l’historique des modifications.
Gérez vos documents efficacement
Arborescence de dossiers
Créez une structure de dossiers et sous-dossiers à plusieurs niveaux pour organiser logiquement vos documents par type, par client, par projet ou selon votre propre classification.
Upload de fichiers
Téléversez vos fichiers par glisser-déposer ou sélection classique. Support de tous formats : PDF, Word, Excel, images, vidéos, ZIP, etc. Upload multiple simultané.
Commentaires
Ajoutez des commentaires sur chaque document pour documenter son contexte, son utilisation ou les modifications apportées. Historique complet des échanges.
Partage
Partagez des dossiers ou fichiers avec des utilisateurs spécifiques ou des groupes. Définissez les permissions (lecture seule ou modification) pour chaque partagé.
Lien avec entités
Associez un document à un client, fournisseur, commande, article ou projet. Accédez directement aux documents pertinents depuis chaque fiche de l'ERP.
Recherche & Versionning
Recherche fulltext dans les noms de fichiers et métadonnées. Le versionning automatique conserve l'historique des modifications et permet de restaurer une ancienne version.
Organiser vos documents en 4 étapes
1. Créez l'arborescence
Structurez votre espace documentaire en créant des dossiers et sous-dossiers. Par exemple : Clients > [Nom client] > Contrats, Factures, Correspondance.
2. Uploadez vos fichiers
Glissez-déposez vos documents dans le dossier approprié. Le système détecte automatiquement le type de fichier et génère une miniature pour les images et PDF.
3. Liez aux entités
Associez les documents aux entités concernées de l'ERP. Un contrat client sera lié à la fiche client, une facture fournisseur à la commande correspondante, etc.
4. Partagez et collaborez
Partagez les dossiers pertinents avec vos collaborateurs, ajoutez des commentaires pour communiquer et utilisez la recherche pour retrouver rapidement n'importe quel document.
La GED en images
Pourquoi utiliser la GED Untod ?
Gain de temps considérable
Retrouvez n'importe quel document en quelques secondes grâce à la recherche avancée et l'organisation structurée. Plus de temps perdu à chercher dans des classeurs physiques.
Centralisation et contexte
Tous vos documents au même endroit et liés aux entités de l'ERP. Accédez directement aux contrats d'un client depuis sa fiche, consultez les certificats d'un produit depuis sa page article.
Collaboration facilitée
Partagez facilement des dossiers avec vos équipes, ajoutez des commentaires pour communiquer et assurez-vous que tout le monde travaille avec la dernière version d'un document.
Sécurité et traçabilité
Permissions granulaires par dossier, versionning automatique et historique complet des modifications. Conformité RGPD avec contrôle d'accès strict aux documents sensibles.
Centralisez tous vos documents dans une GED intégrée
Découvrez comment Untod vous fait gagner du temps et améliore la collaboration documentaire.
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