Documents & Historique Clients
Gestion documentaire par client, historique complet des interactions, notes chronologiques et recherche plein texte.
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Retour au module CRM & ClientsCentralisez tous les documents clients
Le module Documents & Historique offre une GED (Gestion Électronique de Documents) intégrée à chaque fiche client. Attachez et classez tous les documents importants : contrats commerciaux, conditions générales signées, bons de commande papier scannés, courriers échangés, procès-verbaux de réunion, cahiers des charges, certifications client.
L’historique chronologique enregistre automatiquement toutes les interactions : appels téléphoniques, emails envoyés, rendez-vous effectués, devis générés, commandes passées, factures émises, règlements reçus. Vous pouvez aussi ajouter manuellement des notes et commentaires. Cette mémoire collective est essentielle pour assurer la continuité de la relation client, même en cas de changement de commercial ou d’interlocuteur.
GED et historique complet
GED par Client
Chaque client dispose de son propre espace documentaire. Organisez les documents par catégories : contrats, courriers, techniques, juridiques.
Documents Attâches
Uploadez et attachez tous types de fichiers : PDF, Word, Excel, images, vidéos. Taille illimitée. Versionning automatique.
Catégories de Documents
Créez vos propres catégories de documents. Classement structuré : Contrats, CGV, Courriers, PV Réunion, Plans, Certifications, Assurances.
Historique des Interactions
Toutes les interactions sont tracées automatiquement : devis, commandes, factures, emails, appels. Chronologie complète et horodatée.
Notes Chronologiques
Ajoutez des notes libres pour chaque client. Notes internes, comptes-rendus d'échanges, consignes particulières. Historique daté et auteur.
Recherche Plein Texte
Recherchez dans le contenu des documents et des notes. Recherche plein texte rapide. Retrouvez une information même si vous ne connaissez pas le nom du fichier.
Droits d'Accès
Gérez les droits d'accès aux documents. Documents confidentiels visibles uniquement par certains utilisateurs. Sécurité et confidentialité.
Versionning
Conservez toutes les versions d'un document. Historique des modifications. Possibilité de restaurer une version antérieure.
Envoi par Email
Envoyez un document directement par email depuis la GED. L'email est automatiquement enregistré dans l'historique du client.
Utilisez la GED et l'historique en 4 étapes
1. Organisation des catégories
Définissez vos catégories de documents selon votre activité. Créez une arborescence logique : Administratif, Commercial, Technique, Juridique.
2. Ajout de documents
Uploadez les documents importants pour chaque client. Nommez clairement vos fichiers. Sélectionnez la catégorie appropriée.
3. Saisie des notes
Après chaque interaction importante (appel, rendez-vous, négociation), ajoutez une note dans l'historique. Soyez concis et précis.
4. Consultation et recherche
Consultez l'historique avant de contacter un client. Utilisez la recherche plein texte pour retrouver rapidement un document ou une information.
Documents et historique en images
Pourquoi utiliser la GED et l'historique
Gain de temps
Retrouvez instantanément un document ou une information. Plus besoin de chercher dans les emails ou les dossiers papier.
Continuité de service
Changement de commercial ? L'historique assure la continuité. Le nouveau collaborateur a accès à toute la mémoire de la relation.
Sécurité juridique
Conservation sécurisée des contrats et documents légaux. Traçabilité complète en cas de litige ou de contrôle.
Écologie et rangement
Réduction du papier. Plus besoin d'archivage physique. Espace bureau libéré. Accès à distance depuis n'importe ou.
Fonctionnalités complémentaires
Fiches Clients 
Opportunités Commerciales 
Ventes 
Comptabilité Centralisez vos documents clients
Découvrez comment la GED intégrée et l'historique complet facilitent la gestion de la relation client.
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